Theo Bộ Công Thương, dự thảo Thông tư này sẽ thay thế Thông tư số 26/2013/TT-BCT ngày 30/10/2013 của Bộ trưởng Bộ Công Thương quy định về các mẫu biên bản, quyết định sử dụng trong kiểm tra và xử phạt vi phạm hành chính của quản lý thị trường và Thông tư số 08/2018/TT-BCT ngày 2/5/2018 của Bộ trưởng Bộ Công Thương sửa đổi, bổ sung quy định về mẫu biên bản, quyết định sử dụng trong hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm hành chính của QLTT.

Lực lượng QLTT lập biên bản vi phạm hành chính đối với cơ sở kinh doanh vi phạm

Nội dung biểu mẫu kiểm tra, xử lý vi phạm phải đúng quy định

Đối với việc sử dụng biểu mẫu, dự thảo thông tư quy định, các biểu mẫu được cơ quan, đơn vị QLTT và công chức thi hành công vụ trong hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính và thực hiện các biện pháp nghiệp vụ sử dụng để lập hồ sơ các vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của lực lượng QLTT. Cơ quan, người có thẩm quyền có thể sử dụng biểu mẫu được in sẵn hoặc tự in các mẫu theo quy định.

Đối với biểu mẫu in sử dụng trong hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính của quản lý thị trường, dự thảo Thông tư quy định rõ: nội dung biểu mẫu tự in được thiết lập, soạn thảo trên máy tính điện tử hoặc trên hệ thống thông tin quản lý cơ sở dữ liệu và tài liệu điện tử trong hoạt động kiểm tra, thực hiện các biện pháp nghiệp vụ và xử lý vi phạm hành chính của lực lượng QLTT (hệ thống INS).

Hơn nữa số, ký hiệu của biểu mẫu in được quản lý, cấp theo từng loại biểu mẫu bằng hệ thống đăng ký số văn bản điện tử tự động thuộc hệ thống INS (hệ thống đăng ký văn bản điện tử). Đặc biệt, các biểu mẫu in khi sử dụng để lập hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính đều phải đóng dấu của cơ quan sử dụng biểu mẫu.

Ngoài ra, các biểu mẫu có nhiều trang, nhiều liên kể cả trường hợp sử dụng phụ lục biên bản hoặc bảng kê kèm theo đều phải có chữ ký của những người có liên quan theo quy định tại biểu mẫu ở từng trang, từng liên biểu mẫu được sử dụng.

Hơn nữa, biểu mẫu được sử dụng và các tài liệu khác có liên quan được đưa vào hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính và đánh bút lục theo quy định của pháp luật về kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính.

Dự thảo Thông tư cũng lưu ý, trong trường hợp không thể sử dụng biểu mẫu tự in, cơ quan, người có thẩm quyền của lực lượng QLTT phải sử dụng đúng loại biểu mẫu vào từng công việc theo quy định của pháp luật về kiểm tra và xử lý vi phạm hành chính. Đặc biệt, ghi biểu mẫu in sẵn phải chính xác, rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa, sửa chữa.

Ngoài ra, việc ghi nội dung biểu mẫu phải đúng quy định, không được thêm, bớt các mục nội dung trên biểu mẫu in sẵn.

Biểu mẫu sử dụng trong hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính và thực hiện các biện pháp nghiệp vụ của lực lượng QLTT được lưu trữ bằng giấy và lưu trữ dưới dạng điện tử.

Tổng cục QLTT quản lý, hướng dẫn sử dụng biểu mẫu thống nhất

Đối với việc quản lý, sử dụng biểu mẫu, dự thảo Thông tư quy định rõ, Tổng cục trưởng Tổng cục QLTT chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn sử dụng biểu mẫu thống nhất trong hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính và thực hiện các biện pháp nghiệp vụ của lực lượng.

Đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, đơn vị quản lý thị trường có thẩm quyền ban hành quyết định kiểm tra, thực hiện các biện pháp nghiệp vụ và xử phạt vi phạm hành chính chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng các biểu mẫu ban hành kèm theo thông tư này; cấp biểu mẫu in sẵn cho các cơ quan, đơn vị, công chức được giao nhiệm vụ kiểm tra, thực hiện biện pháp nghiệp vụ và xử lý vi phạm hành chính thuộc quyền.

Cơ quan, đơn vị quản lý thị trường sử dụng biểu mẫu có trách nhiệm quản lý việc sử dụng biểu mẫu và lập sổ sách theo dõi việc sử dụng biểu mẫu của cơ quan, đơn vị, công chức trực thuộc.

Trường hợp cơ quan, đơn vị QLTT đã vận hành Hệ thống INS để quản lý, tạo lập, lưu trữ biểu mẫu điện tử thì được sử dụng máy tính để nhập nội dung và in các văn bản thiết lập từ biểu mẫu quy định, ký số và lấy số tự động để ban hành, sử dụng. Các văn bản giấy (trừ Sổ nhật ký công tác kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính) được lập từ biểu mẫu in sẵn và biểu mẫu tự này phải được cơ quan, đơn vị QLTT của người có thẩm quyền ban hành hoặc sử dụng thực hiện số hóa để quản lý, lưu trữ trên Hệ thống INS trong thời hạn 48 giờ, kể từ thời điểm ký ban hành, sử dụng.

Ngoài ra, dự thảo thông tư cũng quy định rõ phạm vi điều chỉnh; đối tượng áp dụng; nguyên tắc quản lý, sử dụng biểu mẫu; biểu mẫu sử dụng trong hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính và thực hiện các biện pháp nghiệp vụ của lực lượng QLTT cấp số thời gian ban hành văn bản; quản lý việc sử dụng biểu mẫu; ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, sử dụng biểu mẫu trong hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính của lực lượng QLTT.

Dự kiến, dự thảo Thông tư này có hiệu lực từ ngày 1/1/2022.