Tác động của dịch Covid-19 cùng với sự bùng nổ mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã tạo ra những thách thức không nhỏ nhưng cũng góp phần thúc đẩy việc chuyển đổi số diễn ra tại các tổ chức, doanh nghiệp nhanh hơn. Tại Công ty Nhiệt điện Duyên Hải, chuyển đổi số ở bộ phận văn phòng đã được thực hiện triển khai từ sớm. Điều này đã giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công tác quản trị doanh nghiệp, cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm những chi phí không cần thiết.

Năm 2021, ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19, thực hiện giãn cách xã hội phòng chống dịch là một trong thách thức lớn đối với Công ty Nhiệt điện Duyên Hải trong việc vừa thực hiện tốt nhiệm vụ phòng chống dịch bệnh, đảm bảo an toàn cho CBCNV vừa đảm bảo công việc, hoạt động sản xuất được thông suốt, hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Hội nghị trực tuyến về chuyển đổi số trong công tác văn phòng do EVN tổ chức ngày 05/10/2021

Bên cạnh đó, công nghệ đang thay đổi, phương thức vận hành nền kính tế - xã hội, phương thức hoạt động của các đối tác của công ty cũng thay đổi nhanh chóng. Nhiều cơ quan nhà nước, doanh nghiệp đã ứng dụng mạnh mẽ công nghệ 4.0, văn phòng điện tử, làm việc trực tuyến… đòi hỏi mỗi CBCNV Công ty, đặc biệt là những người làm công tác văn phòng vừa phải am hiểu nghiệp vụ vừa phải nắm bắt được các xu hướng công nghệ để cải tiến hoạt động, giúp cho hoạt động của văn phòng và công ty sẵn sàng thích ứng với tình hình mới.

Năm 2021 cũng là năm “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”. Với mục tiêu xây dựng EVN trở thành doanh nghiệp số, tận dụng sức mạnh của công nghệ số, dữ liệu số để gia tăng hiệu quả hoạt động, đổi mới sáng tạo, tối ưu hóa chi phí, nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng khách hàng. Để góp phần thực hiện thắng lợi chủ đề năm 2021 của EVN, Công ty Nhiệt điện Duyên Hải đã và đang triển khai nhiều giải pháp để xây dựng mô hình số hóa và chuyển đổi số trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trong đó, những giải pháp chuyển đổi số trong lĩnh vực văn phòng nhằm hướng tới mục tiêu tăng năng suất lao động, cung cấp dịch vụ hành chính văn phòng thuận tiện mọi lúc mọi nơi cho CBCNV và hướng tới minh bạch trong công tác quản lý được xem là một trong những nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu trong công tác chuyển đổi số tại công ty.

Đến nay 100% Lãnh đạo công ty và CBCNV có chức năng nhiệm vụ đã sử dụng hệ thống văn phòng điện tử D-Office, 100% cán bộ quản lý được cấp chữ ký số, 100% tỷ lệ văn bản được ký số; 100% văn bản được phát hành qua trục liên thông nội bộ tới các đơn vị EVN, EVNGENCO1… Công ty cũng đã thay đổi phương thức hội họp trực tiếp bằng hình thức họp trực tuyến với hơn 420 cuộc họp, hội nghị được tổ chức thông qua các ứng dụng như: Hội nghị truyền hình, Zoom meeting, Jitsi meet, ứng dụng Polycom realpresence desktop… giúp duy trì hiệu quả công tác quản lý, điều hành, tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo thực hiện tốt công tác phòng chống dịch bệnh.

Bên cạnh đó, số hóa dữ liệu là một trong những công việc đầu tiên mang tính chất quyết định cho sự thành công của công cuộc chuyển đổi số. Công ty đang xây dựng và triển khai kế hoạch số hóa toàn bộ dữ liệu với mục tiêu “một hạ tầng, một cơ sở dữ liệu”, thống nhất trong toàn công ty với nền tảng hạ tầng chung, thu thập dữ liệu của tất cả hệ thống hoạt động, quản trị cơ sở dữ liệu để phân tích hoạt đông sản xuất của công ty. Chuẩn hóa, làm giàu cơ sở dữ liệu, đẩy mạnh thu thập, khai thác, phân tích dữ liệu từ hiện trường, kết nối với các hệ thống điều khiển/giám sát/vận hành để nâng cao giá trị dữ liệu của công ty, đáp ứng mục tiêu của chuyển đổi số.

Trong công tác quản lý, điều hành, công ty đã triển khai triệt để việc chỉ đạo, quản lý, đánh giá kết quả thực hiện công việc thông qua hệ thống phần mềm D-Office, HRMS, phần mềm quản lý công việc... Các kế hoạch công tác ngày/tuần/ tháng được thông tin xuyên suốt và cập nhật hàng ngày thông qua hệ thống màn hình hiển thị nội bộ.Từ đó giúp cho việc triển khai, quản lý, đánh giá kết quả thực hiện công việc được chính xác, hiệu quả.

Kho lưu trữ tài liệu đã được chỉnh lý và số hoá

Nhiều nghiệp vụ quản trị văn phòng, từ công việc đăng ký văn phòng phẩm, tạp phẩm, tặng phẩm, công cụ dụng cụ, đăng ký công tác,... đến các tiện ích văn phòng khác, đều được ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ tốt hơn, đồng thời tăng năng suất lao động.

Công ty cũng đã xây dựng và áp dụng 22 lưu đồ quy trình nghiệp vụ của Văn phòng và thực tiễn tạo tiền đề để tiến tới việc số hoá các quy trình nghiệp vụ và liên thông, phấn đấu đến năm 2022 90% quy trình nghiệp vụ sẽ không sử dụng giấy tờ.

Song song với đó, công tác bảo vệ, an ninh trật tự cũng được đẩy mạnh ứng dụng công nghệ 4.0.Công tác bảo vệ được thực hiện thông qua hệ thống camera giám sát. Đặc biệt, nhằm đảm bảo công tác phòng, chống dịch bệnh Covid-19, hiện nay công ty đang áp dụng kiểm soát người ra vào cổng bằng QR Code trên phần mềm khai báo y tế của Công ty Nhiệt điện Duyên Hải giúp nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát, bảo vệ, phòng chống dịch bệnh và tiết kiệm thời gian, nhân lực.

Những kết quả đã đạt được trong công tác chuyển đổi số của Văn phòng bước đầu đã mang lại hiệu quả rõ rệt nâng cao hiệu quả, minh bạch trong công tác quản lý, điều hành công ty, cải cách hành chính, tạo sựthuận tiện cho CBCNV mọi lúc mọi nơi, tiết kiệm thời gian và cắt giảm những chi phí không cần thiết; đồng thời góp phần quan trọng trên lộ trình chuyển đổi số của công ty hướng tới mục tiêu xây dựng “nhà máy số”, “con người số” theo định hướng của EVN và EVNGENCO1 đã đề ra.