Theo Quyết định 3523/QĐ-UBND ngày 6/7/2024 về việc ban hành Quy chế tạm thời quản lý, vận hành và khai thác hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử của UBND TP,Hà Nội, các đơn vị tham gia quản lý, vận hành và khai thác cơ sở dữ liệu của hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử, sổ sức khoẻ điện tử gồm: Các cơ sở y tế trên địa bàn TP. Hà Nội; Tổ chức, cá nhân, đơn vị khác có liên quan đến quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng phần mềm, cơ sở dữ liệu của hệ thống.

Dữ liệu người dân ban đầu được khởi tạo từ dữ liệu Hệ thống tiêm chủng vaccine phòng Covid-19, tiêm chủng Quốc gia, phần mềm quản lý khám chữa bệnh tại các bệnh viện, phòng khám đa khoa và tất cả các trạm y tế trên địa bàn thành phố.

Quyết định 3523/QĐ-UBND nêu, trạm y tế xã/phường/thị trấn tổ chức rà soát thông tin dữ liệu định kỳ của người dân còn sinh sống trên địa bàn hàng năm với dữ liệu dân cư và dữ liệu bảo hiểm xã hội dựa trên dữ liệu được khởi tạo ban đầu, với hoạt động cụ thể: Bổ sung thông tin người dân mới chuyển đến địa bàn, trẻ em mới sinh ra; ngừng theo dõi thông tin sức khỏe của người dân đã di cư sang địa phương khác; cập nhật thông tin tử vong của người dân trên địa bàn quản lý; lọc trùng thông tin người dân.

Đồng thời, sử dụng các công cụ đánh giá chất lượng hồ sơ để lên kế hoạch báo cáo trung tâm y tế quận/huyện/thị xã, lên kế hoạch bổ sung các thông tin còn thiếu (Căn cước/Căn cước công dân/Số định danh cá nhân, số điện thoại, khám sàng lọc).

Bên cạnh đó, theo Quyết định 3523/QĐ-UBND, người dân có thể tự đến trạm y tế tuyến xã/phường hoặc y tế cơ quan khai báo thông tin và khám sức khỏe để khởi tạo hồ sơ sức khỏe điện tử.