Tại Công ty CP Than Đèo Nai, xuất phát từ hạn chế về quy trình đưa vật tư vào phục vụ sản xuất thì phải trải qua nhiều khâu, phải thực hiện nhiều các thủ tục văn bản nghiệp vụ, nhiều đơn vị tham gia thực hiện với văn bản giấy tờ. Tất cả đều được lập thủ công và trình ký duyệt qua các phòng ban, giám đốc trực tiếp…

Theo thống kê hằng năm, công ty phải lập, trình và ký duyệt trên 450 văn bản kế hoạch sử dụng vật tư, hơn 6 nghìn văn bản đề nghị sử dụng vật tư đột xuất, trên 7 nghìn văn bản đề nghị cấp phát vật tư, 60 nghìn văn bản nhập và gần 100 nghìn văn bản xuất kho vật tư. Việc phải nhập một số lượng lớn văn bản khiến cho quy trình xem xét, ký duyệt mất khá nhiều thời gian, phát sinh sai sót do nhập thủ công.

Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật tư đã giúp Công ty Cổ phần Than Đèo Nai giảm được thời gian hao phí ở các khâu trung gian

Trong năm 2020, công ty đã chỉ đạo các bộ phận chuyên môn tích cực làm việc với các cơ quan ban ngành của Nhà nước, của tập đoàn để nghiên cứu, triển khai phần mềm tin học hóa, xác thực chữ ký số các thủ tục văn bản nghiệp vụ trong công tác quản lý vật tư của đơn vị. Giải pháp này được đánh giá là ưu việt, giúp khắc phục được những tồn tại trước đây trong quá trình cấp phát vật tư của Than Đèo Nai.

Theo đó, phần mềm quản lý vật tư mới được thiết kế để hoạt động trên nền tảng Internet, độc lập với các phần mềm khác. Việc thực hiện ký duyệt các thủ tục, chứng từ trong công tác quản lý vật tư thực hiện bằng chữ ký điện tử được triển khai từ quản đốc các phân xưởng, trưởng các phòng ban chức năng, giám đốc công ty. Vì vậy, quy định về trình tự thực hiện quy chế quản lý vật tư vẫn được giữ nguyên, nhưng thời gian giải quyết một chứng từ, văn bản đề nghị cung cấp vật tư của các công trường, phân xưởng đã rút ngắn từ 2-3 ngày xuống còn 5-10 phút.

Ông Phạm Công Thành – Trưởng phòng vật tư, Công ty CP Than Đèo Nai - Vinacomin cho biết: Giai đoạn từ năm 2015 - 2020, Công ty CP Than Đèo Nai thực hiện công tác quản lý vật tư theo quy chế quản lý của tập đoàn, địa hình, khai trường của công ty có khoảng cách tương đối lớn so với trụ sở công ty, tối thiểu 5 cây, tối đa 10 cây, công tác quản lý vật tư thời điểm đó gặp rất nhiều khó khăn, trong việc xác lập các thủ tục chứng từ, quan hệ đi lại giữa các đơn vị phòng ban và đơn vị sản xuất và để duyệt những chứng từ quản lý, cấp phát vật tư cho các đơn vị cũng mất rất nhiều công sức và thời gian đi lại.

"Qua một năm sử dụng ứng dụng này, chúng tôi thấy rất hiệu quả, đây là một cải cách về công tác quản lý nghiệp vụ rất lớn và thời gian duyệt, lập các chứng từ cấp phát vật tư rất nhanh. Chứng từ của các đơn vị từ khi xác lập cho đến thời điểm các phong ban và giám đốc duyệt chỉ mất từ 3 - 5 phút".

Còn theo bà Phạm Thị Thạnh – Thủ kho Công trường khoan, Công ty CP Than Đèo Nai – Vinacomin: “Trước đây chúng tôi phải viết bằng tay, chiều đến phải săn đón xe, đợi xe, tìm mọi phương tiện để có thể đi về đến công ty, rất mất thời gian và bất tiện, từ ngày có công nghệ này, chúng tôi không phải lo lắng vấn đề ấy nữa, công việc rất chủ động”.

Các thủ tục nghiệp vụ cũng được xử lý nhanh chóng hơn so với cách làm thủ công

Từ khi áp dụng ứng dụng phần mềm và chữ ký số trong quản lý vật tư, các mã vật tư, tên vật tư được thống nhất chung trong toàn các đơn vị, phòng ban, do vậy việc lập các chứng từ được chính xác tuyệt đối. Các văn bản chứng từ, phiếu nhập, phiếu xuất kho vật tư được thực hiện và ký duyệt trên phần mềm quản lý do vậy việc kiểm tra, kiểm soát của các phòng ban, giám đốc được dễ dàng và chặt chẽ hơn. Có thể ký duyệt chứng từ bất cứ thời gian nào, vị trí nào mà không cần phải ngồi trực tiếp tại phòng làm việc, từ đó tốc độ công việc được xử lý, giải quyết rất nhanh. Việc lưu trữ kho chứng từ trên hệ thống phần mềm được tốt hơn, thuận tiện cho việc tra cứu lại sau này.

Đáng chú ý, với phần mềm quản lý vật tư và chữ ký số đã giúp công ty cắt giảm tuyệt đối 20 lao động làm công tác tiếp liệu của các công trường, phân xưởng. Việc sử dụng chữ ký số cung cấp nhiều thông tin hơn cho người quản lý như thể hiện rõ thời gian lập chứng từ, ký duyệt chứng từ, từ đó các bộ phận tự có trách nhiệm cao hơn trong công việc.

Ông Đặng Quang Minh - Phó Giám đốc Công ty CP Than Đèo Nai - Vinacomin - khẳng định: “Tính linh hoạt trong việc giải quyết nhanh chóng không bó cứng trong khuôn khổ nơi làm việc, phù hợp với thời đại cách mạng 4.0. Đặc biệt, từ khi áp dụng chữ ký điện tử đến nay, công tác quản lý vật tư đã giải quyết được nhanh chóng, làm cho hệ số sử dụng thiết bị tăng từ 5 -7%, năng suất thì tăng từ 5 - 10%, giá trị làm lợi hàng tỉ đồng”.