Nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm chi phí

Là doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực công nghiệp hỗ trợ, trao đổi với phóng viên Vuasanca , ông Hoàng Hữu Thắng - Tổng giám đốc Công ty CP Tập đoàn kỹ thuật và công nghiệp Việt Nam (Intech Group) cho hay, nếu việc xuất khẩu và tiếp cận khách hàng là công việc của marketing, truyền thông và công tác thương hiệu cần luôn được chú trọng, thì việc chuyển đổi số đối với doanh nghiệp cũng quan trọng không kém. Công tác chuyển đổi số của doanh nghiệp đã được thực hiện theo từng giai đoạn nhất định.

Doanh nghiệp ngành công nghiệp hỗ trợ: Chủ động trong chuyển đổi số. Ảnh minh họa

Ông Hoàng Hữu Thắng, cách đây 4 năm, chúng tôi đã chuyển đổi số 1 lần, khi đó, chúng tôi đưa một số bộ phận, một số hoạt động lên trên nền tảng số để vận hành. Tuy nhiên, thời điểm đó, chúng tôi đưa thì vẫn còn bộ phận sản xuất vẫn thực hiện theo tính chất số hóa từng công đoạn, từng việc chứ chưa phải là chuyển đổi số.

Đến năm 2022, chúng tôi đang tiến hành chuyển đổi số toàn diện. Tất cả các công việc đều được chúng tôi thao tác trên phần mềm. Từ làm đơn hàng, ra lệnh sản xuất, quản trị về tiến độ, quản trị chất lượng, chuyển lệnh sản xuất, luồng công việc chạy hết trên 1 nền tảng số chứ không còn câu chuyện phải đưa giấy tờ, không phải in giấy và hạn chế tối đa in giấy.

Việc này giúp chúng tôi giảm thời gian, công sức. Thông tin được liên thông, giữ liệu được đầy đủ. Khi đó, sẽ phục vụ cho công tác phân tích và đưa ra quyết định, chiến lược kinh doanh rất hiệu quả. Bởi nếu thiếu dữ liệu sẽ khiến doanh nghiệp rất khó đưa ra được quyết định và việc thiếu dữ liệu thì việc đưa ra quyết định sẽ mang tính chất cảm tính.

“Vận hành trên nền tảng số, tất cả các dữ liệu được thống kê, việc đầy đủ dữ liệu giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định, cũng như chiến lược cho các giai đoạn tiếp theo một cách cơ sở khoa học. Bên cạnh đó, trải nghiệm khách hàng cũng gia tăng, mọi thứ được kịp thời hơn. Việc bảo hành, bảo trì máy móc được kịp thời, chặt chẽ”, ông Thắng chia sẻ.

Nói về công tác chuyển đổi số, ông Đặng Thanh Bình - Giám đốc Công ty TNHH Công nghiệp Trí Cường - chia sẻ, hiện tại, mô hình quản lý của doanh nghiệp đã áp dụng KPI vào sản xuất. Gần như tất cả quy trình, tác vụ đều làm trên hệ thống. Các chỉ số, báo cáo thống kê đều được cập nhật liên tục. Các hồ sơ được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong quá trình tra cứu, kiểm tra, kiểm soát, nhìn nhận được. Đội ngũ quản lý khi đi công tác xa vẫn có thể nhìn được những chỉ số cơ bản của doanh nghiệp trên hệ thống online.

Cũng theo ông Đặng Thanh Bình, là doanh nghiệp làm việc trong lĩnh vực công nghiệp và xuất khẩu sản phẩm đến các thị trường Nhật Bản, Hàn Quốc, Bỉ… chuyển đổi số đã hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp. Hiện tại, tất cả các báo cáo, từ yêu cầu sản xuất, hay đơn giản nhất là xác nhận chấm công, in ấn, báo cáo đi công tác đều thực hiện online, thậm chí duyệt đơn hàng cũng online và ký bằng chữ ký số.

Kết quả của chuyển đổi số về hiệu quả doanh số chỉ là một phần, quan trọng hơn đó là chúng tôi kiểm soát được hệ thống. Chi phí vận hành của chúng tôi giảm bớt được lãng phí, góp phần tăng được hiệu suất quản lý của doanh nghiệp. Đơn hàng có tăng do việc ứng biến nhanh hơn. “Tất cả lịch sử, quản lý đơn hàng hoàn toàn có thể kiểm soát được, không cần kiểm soát bằng giấy. Hoặc khi khách hàng ở nước ngoài cần các báo cáo thì chúng tôi có thể linh hoạt, đối ứng rất nhanh”, ông Đặng Thanh Bình chia sẻ.

Chính sách cần gần hơn với doanh nghiệp

Hiệu quả của công tác chuyển đổi số trong các doanh nghiệp là rất lớn. Tuy nhiên, theo các chuyên gia, việc chuyển đổi số ở các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ lại đang gặp nhiều khó khăn.

Khó khăn nhất trong chuyển đổi số đối với các doanh nghiệp đó là con người vận hành trong hệ thống chuyển đổi này. Muốn chuyển đổi số thành công cần tối ưu hóa hệ thống, quy trình, quy định, biểu mẫu, dòng chảy công việc trong doanh nghiệp bằng bản cứng (bản giấy) trước. Cần xây dựng các hệ thống về tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chuẩn về kiểm tra, kiểm soát hoặc những hệ thống về báo cáo trước khi mềm hóa lại.

Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất chính là ở quy trình của doanh nghiệp chưa thực sự được các doanh nghiệp lưu ý khiến tiêu chuẩn được doanh nghiệp đặt ra không thống nhất và rất khó khăn trong quá trình vận hành.

Ngoài ra, cơ chế chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp trong công tác chuyển đổi số cần phải dễ thực hiện. Bởi theo như ông Đặng Thanh Bình, thực tế, cơ chế chính sách thì có nhưng để doanh nghiệp tiếp cận được nguồn hỗ trợ này đang còn rất khó vì còn vướng mắc và để doanh nghiệp nhận được hỗ trợ này là cả một sự vất vả của doanh nghiệp.

Thực tế, để nhận được gói hỗ trợ đôi khi doanh nghiệp mất chi phí nhiều hơn cả giá trị mà họ nhận được. Bên cạnh đó, nguồn thông tin để tiếp cận những gói hỗ trợ đấy cũng chưa đến được với doanh nghiệp.

Ngoài vấn đề về cơ chế chính sách, chuyển đổi số giúp nâng cao năng suất cho tổ chức, kiểm soát được quá trình và giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định một cách kịp thời và nhanh nhất. Tuy nhiên, đây là một quá trình và phải xuất phát từ nhận thức của người lãnh đạo, trong khi đó, phần lớn các lãnh đạo của các doanh nghiệp vừa và nhỏ lại vướng vào vòng luẩn quẩn của sự tồn tại.

Có rất nhiều hoạt động sản xuất quan trọng đến mức nếu chỉ 1 giờ dừng máy sẽ gây thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp. Những chi phí này nếu đầu tư ngược lại cho hệ thống quản trị để đánh giá phân tích và cảnh báo sớm, thì chi phí này sẽ là rất nhỏ so với chi phí do bị dừng sản xuất. Tuy nhiên, không phải là lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng nhìn ra được. Ngoài ra, để chuyển đổi số, vấn đề còn ở các nhân sự trong tổ chức. Bởi lẽ, chuyển đổi số là cái mới, trong khi đó, quan điểm của người lao động cứ thích làm theo thói quen, dẫn đến những thất bại trong mô hình hoạt động.

"Năm 2022 này, hoạt động xuất nhập khẩu gặp nhiều khó khăn, trong đó, có sự mất giá của nhiều đồng tiền lớn. Các doanh nghiệp làm trong lĩnh vực xuất khẩu đối diện với sự phân vân của khách hàng nước ngoài trong việc đặt đơn hàng ở trong nước hay mua từ nước ngoài. Tỷ giá không còn là lợi thế, do đó, bên cạnh việc đảm bảo về chất lượng, làm theo tiêu chuẩn của thị trường nhập khẩu, buộc doanh nghiệp phải tìm cách tinh gọn quy trình, tinh gọn hệ thống, thay đổi cách quản trị để giảm chi phí sản xuất đi thì doanh nghiệp mới có lợi nhuận. Trong đó, chuyển đổi số đã hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp", ông Đặng Thanh Bình khuyến nghị và nhấn mạnh chuyển đổi số sẽ là xu hướng tất yếu cho các doanh nghiệp trong bối cạnh hội nhập hiện nay.