Nội dung hướng dẫn được ban hành tại Công văn số 1572/BHXH-VP Công văn quy định cụ thể các nguyên tắc và yêu cầu quản lý đối với: Văn bản đến, văn bản đi, tạo lập và lưu trữ hồ sơ điện tử.

Ngành BHXH Việt Nam đang tích cực thực hiện cải cách thủ tục hành chính

Việc thực hiện quy trình quản lý lưu trữ, sử dụng văn bản điện tử, BHXH Việt Nam kỳ vọng nâng cao hiệu quả quản lý, góp phần cải cách TTHC, giảm chi phí hành chính của ngành BHXH.

Theo đó, tất cả văn bản đến cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH), bao gồm: BHXH Việt Nam, BHXH các tỉnh, thành phố và BHXH các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải đăng ký và lưu vào hệ thống E-Office. Số đến của văn bản là duy nhất trong hệ thống E-Office của BHXH các cấp.

Riêng với văn bản đến ở dạng giấy, BHXH Việt Nam yêu cầu văn thư cần thực hiện số hoá và lưu trữ theo quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia.

Còn với tất cả văn bản đi của cơ quan BHXH các cấp phải được đăng ký vào hệ thống E-Office (trừ văn bản mật). Số của văn bản đi là duy nhất trong hệ thống E-Office của BHXH các cấp.

Ngoài ra, trong soạn thảo và phát hành văn bản điện tử của cơ quan BHXH thực hiện theo quy định tại Quyết định số 599/QĐ-BHXH ngày 15/5/2018 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, trong đó, phải đảm bảo văn bản phát hành sử dụng chữ ký số của cá nhân và đơn vị do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp; tuân thủ các nguyên tắc về vị trí chữ ký, mầu mực, hình ảnh, thông tin đi kèm.