Chuẩn bị kỹ càng cho công tác chuyển đổi số

Trong những năm gần đây, chuyển đổi số đã trở thành xu hướng tất yếu tạo sự phát triển mới trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang diễn ra mạnh mẽ và sâu rộng trên toàn xã hội.

Xác định quá trình chuyển đổi số cần khoảng thời gian tối thiểu từ 2 đến 5 năm mới có thể mang lại hiệu quả, cần có một sự đầu tư cả về trí lực, nhân lực và tài lực. Theo đó, công ty đã chuẩn bị kỹ tâm lý, tài chính vững vàng, từng bước nỗ lực để đi đến thành công. Đối với Nhiệt điện Hải Phòng, yếu tố quan trọng để thành công trong quá trình chuyển đổi số, đó chính là nguồn nhân lực. Khả năng tiếp cận, áp dụng linh hoạt với những công nghệ mới, phương thức vận hành mới, đòi hỏi nhân viên phải liên tục trau dồi kiến thức và kỹ năng mới.

Bên cạnh đó, việc chuẩn bị về nguồn tài chính cũng là yếu tố quyết định cho sự thành công. Ngay từ khi bắt đầu, Ban lãnh đạo Công ty đã chỉ đạo xây dựng kế hoạch chiến lược, dự toán chi phí cho từng giai đoạn.

Công tác chuyển đổi số đã được Công ty Cổ phần Nhiệt điện Hải Phòng triển khai mạnh mẽ thông qua nhiều giải pháp đồng bộ. Theo đó, trong công tác văn phòng, Công ty đã nâng cấp văn phòng điện tử từ hệ thống E-Office lên D-Office để giải quyết công việc. Bên cạnh đó, triển khai ký số các văn bản điện tử trong toàn đơn vị. Hiện tại, hầu hết văn bản lưu hành qua hình thức điện tử, có thể sử dụng trực tuyến vào bất kì địa điểm và thời gian nào trong ngày giúp mang lại hiệu quả cao trong quản trị doanh nghiệp so với trước đây.

Bên cạnh đó, Công ty đã có nhiều đề tài chuyển đổi số được triển khai xây dựng và thực hiện, như: Ứng dụng công nghệ theo dõi trạng thái vận hành thiết bị theo điều kiện thực tế thiết bị và sửa chữa, bảo dưỡng hướng đến độ tin cậy (RCM); Đưa thiết bị đo lường điều khiển tiên tiến phục vụ vận hành và bảo dưỡng, sửa chữa; Sử dụng hệ thống tự động điều khiển phát điện (AGC); Thiết kế hệ thống giám sát và cảnh báo sớm các thông số vận hành chính của Tổ máy; Thiết kế hệ thống giám sát hệ thống ống áp lực lò hơi; Cải tiến hệ thống điều khiển và giám sát máy nghiền; Thiết kế lắp đặt camera giám sát tình trạng vận hành các phễu xỉ đáy lò; Hệ thống quản lý năng lượng … các đề tài trên đã và đang được triển khai góp phần bảo đảm, nâng cao độ tin cậy, phát điện liên tục và ổn định các tổ máy theo yêu cầu của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.

Tối ưu hoá chi phí

Công ty cũng chú trọng đến vấn đề áp dụng chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư, đảm bảo an toàn sản xuất và tối ưu hoá chi phí trong doanh nghiệp. Theo đó, Nhiệt điện Hải Phòng đã triển khai các phần mềm ứng dụng trong quản lý vật tư, thực hiện đồng bộ với hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị. Một số phần mềm đang được áp dụng như: phần mềm ERP phân hệ INV để nhập, xuất kho vật tư, quản lý tồn kho; Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, áp dụng mã số mã vạch trong công tác quản lý vật tư; Phần mềm quản lý Phiếu/Lệnh công tác online; Quản lý Khiếm khuyết thiết bị online; Quản lý Phiếu đề xuất online; Dùng QR code riêng để khai báo y tế và kiểm soát an ninh tại nhà máy… Trong các phần mềm đang được áp dụng thì “Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, áp dụng mã số mã vạch trong công tác quản lý vật tư” là một trong những phần mềm có tính ứng dụng thực tiễn cao, mang lại hiệu quả thiết thực nhất.

Giao diện khi đăng ký hồ sơ

Năm 2023, Công ty Cổ phần Nhiệt điện Hải Phòng đã thực hiện áp dụng phần mềm số hóa các quy trình nội bộ được sử dụng trong công ty với các quy trình như: Quy trình xét thưởng ATĐ, HTNV; Quy trình tiếp nhận và nhập vật tư; Quy trình quản lý vật tư; Xuất vật tư cho các nhu cầu sử dụng; Quyết toán vật tư; Kiểm kê vật tư; Thu hồi vật tư; Quản lý và sử dụng xe…

Hệ thống quản lý các thủ tục nội bộ cho phép người lao động đăng ký hồ sơ, các thủ tục hành chính, trình cấp trên phê duyệt và xử lý, lưu trữ hồ sơ trực tiếp trên phần mềm. Người dùng sẽ đăng nhập tài khoản, chọn hồ sơ muốn đăng ký, điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu.

Hồ sơ sẽ được chuyển đến cấp trên hoặc bộ phận có liên quan để tiếp nhận và phê duyệt trên phần mềm. Sau khi hoàn tất các thủ tục phê duyệt hồ sơ sẽ được cấp số và lưu trên hệ thống, có thể trích xuất dữ liệu của từng cá nhân, phòng ban để quản lý.

Lưu đồ theo dõi tình trạng của hồ sơ

Hệ thống cho phép người đăng ký theo dõi được vị trí của hồ sơ đang được xử lý tại bộ phận nào. Khi thông tin chưa đúng, cấp trên hoặc bộ phận xử lý sẽ yêu cầu chỉnh sửa, từ chối, lúc này hồ sơ sẽ được trả lại cho người đăng ký để chỉnh sửa thông tin. Thông qua phần mềm, các thủ tục nội bộ tại Công ty Cổ phần Nhiệt điện Hải Phòng được tự động hóa, giúp giảm các thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian. Các thông tin luôn được cập nhật đầy đủ, chính xác trên hệ thống, không tốn không gian lưu trữ.

Sau quá trình đưa vào vận hành chính thức, cán bộ công nhân viên công ty đã thực hiện nghiêm túc và đã thay thế một số thủ tục bằng giấy truyền thống.

Công ty Cổ phần Nhiệt điện Hải Phòng vẫn đang triển khai áp dụng và hoàn thiện các bước số hóa quy trình nội bộ theo đúng kế hoạch. Đẩy mạnh công tác truyền thông, chuyển đổi nhận thức về chuyển đổi số, qua đó tuyên truyền rộng rãi đến cán bộ công nhân viên vai trò và tác dụng của chuyển đổi số để gia tăng hiệu quả hoạt động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất lao động.

Cán bộ công nhân viên Công ty Cổ phần Nhiệt điện Hải Phòng sẽ tiếp tục quyết tâm, đoàn kết thực hiện thành công nhiệm vụ Chuyển đổi số nhằm hướng tới mục tiêu chung của EVN/EVNGENCO2 trở thành Doanh nghiệp số vào năm 2025.