Năm 2024, Tổng Công ty CP Bảo hiểm Petrolimex (PJICO) đang có những bước chuyển mình mới và tăng tốc triển khai các bước trong lộ trình chuyển đổi số giai đoạn 2023 - 2028 với mục tiêu trở thành doanh nghiệp bảo hiểm top đầu Việt Nam hoạt động, vận hành bền vững - an toàn - hiệu quả trên nền tảng số.‏

‏Trong bài toán về vận hành, quản lý hoá đơn nói riêng, hiện nay, PJICO thường xử lý số lượng hóa đơn đầu vào lên tới hơn hàng ngàn hóa đơn mỗi ngày. Đứng trước thách thức cải thiện vận hành, PJICO đã xây dựng kế hoạch chuyển đổi số toàn diện khi triển khai tự động hóa quy trình “Kiểm soát và lưu trữ hóa đơn đầu vào” kết hợp với Quy định quản lý tài chính triệt để áp dụng hình thức thanh toán “không tiền mặt”.

PJICO đã ứng dụng công nghệ tự động hóa bằng robot ảo (RPA) akaBot phát triển bởi FPT IS trong quy trình xử lý hóa đơn. Công nghệ lõi RPA của nền tảng bao gồm: các trợ lý ảo có khả năng mô phỏng và học tập các thao tác của con người trên máy tính, từ đó tự động hóa tác vụ và giải phóng nhân viên khỏi các thao tác thủ công.

Để đáp ứng nhu cầu tự động hóa các nghiệp vụ phức tạp và toàn diện hơn, giải pháp akaBot còn được liên tục tích hợp các công nghệ nâng cấp robot như trí tuệ nhân tạo (AI), xử lý dữ liệu thông minh (IDP), trích xuất văn bản bằng hình ảnh (OCR) hoặc máy học (machine learning).‏

‏Với giải pháp này, PJICO hướng đến mục tiêu chuẩn hóa quy trình kiểm soát hoá đơn, vận hành, quản lý tối ưu hơn. Các hoá đơn được kiểm tra kỹ các điều kiện trước khi thực hiện thanh toán, giảm các rủi ro về mặt tài chính, pháp lý. Đồng thời, hóa đơn sẽ được lưu trữ theo quy chuẩn trên hệ thống của PJICO để dễ dàng tìm kiếm sau này.‏

PJICO đã chính thức đưa akaBot vào sử dụng trong quy trình kiểm tra và lưu trữ hóa đơn đầu vào. Trước đây, 1 quy trình xử lý hóa đơn truyền thống thường tại PJICO có thể lên tới 7 bước, bao gồm cả việc nhân viên nghiệp vụ lẫn kế toán nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, kiểm tra tình trạng, tải hóa đơn lên hệ thống và lập đề nghị thanh toán/ lập phiếu chi.‏

‏Giải pháp tự động hóa từ FPT IS thay thế toàn bộ công việc thủ công hiện tại. Nhân sự các phòng ban chỉ cần gửi email có chứa hóa đơn cho robot. Các trợ lý ảo akaBot với khả năng trích xuất văn bản bằng hình ảnh (OCR) sẽ thực hiện hoàn toàn tự động từ khâu trích xuất nội dung và các trường thông tin, kiểm tra tính hợp pháp hóa đơn, phát hiện trùng lặp trong hệ thống, rà soát phương thức thanh toán, cập nhật trạng thái hoá đơn và lưu trữ chứng từ theo đúng cú pháp.‏

‏Sau thời gian ngắn triển khai, với việc đưa hệ thống đi vào vận hành đã giúp giảm thời gian xử lý mỗi hóa đơn từ trung bình 15 phút xuống chỉ còn 3 phút – tương đương với tiết kiệm 80% thời gian xử lý quy trình. Điều này giúp PJICO tiết kiệm 6.000 giờ lao động mỗi tháng của đội ngũ nhân viên, đồng thời giảm thiểu mức độ sai sót tới 99,9%, giúp nâng cao năng suất lao động, nâng cao thu nhập cho người lao động.