Hướng dẫn sử dụng hệ thống văn bản điện tử (Ảnh:moit.gov.vn)

Tại Hội nghị giao ban trực tuyến tình hình sản xuất công nghiệp và thương mại 5 tháng đầu năm 2016 diễn ra ngày 6/6, tại Hà Nội, Bộ trưởng Bộ Công Thương Trần Tuấn Anh cho hay, nhằm mục tiêu góp phần cùng các Bộ, ngành thực hiện Chính phủ điện tử, một trong những nội dung Bộ Công Thương đã và đang tích cực triển khai là thực hiện phần mềm quản lý về văn bản giấy tờ. Đây là yêu cầu cấp thiết, bắt buộc, có tính chất ưu tiên cao trong những tháng cuối năm 2016 và những năm tiếp theo.

Ông Trần Hữu Linh - Cục trưởng Cục TMĐT & CNTT, Bộ Công Thương - cho biết, từ ngày 1/6, Cục TMĐT & CNTT, Văn phòng Bộ và các đơn vị đã triển khai đưa vào chính thức hệ thống iMOIT. Theo đó, quá trình xử lý văn bản đi và văn bản đến trong các đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương được xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử. Khi văn bản đến Bộ, bộ phận văn thư sẽ số hóa ngay khi tiếp nhận và cập nhật lên hệ thống, sau đó được chuyển tự động đến các cấp lãnh đạo và cuối cùng đến chuyên viên xử lý. Việc phối hợp, trao đổi, góp ý, xử lý đều được thực hiện trên hệ thống.

Tính đến ngày 6/6, tổng số đơn vị trong Bộ sử dụng hệ thống này là 38 đơn vị, bao gồm Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ. Số lượng các đơn vị đã sử dụng là 24 đơn vị, trong đó 17 đơn vị do thủ trưởng đơn vị trực tiếp sử dụng. Bảy đơn vị còn lại chỉ dùng từ cấp phó trở xuống. Tổng số người sử dụng là 936 người, chiếm 50% số cán bộ công nhân viên làm việc trực tiếp tại Bộ. Tổng số văn bản đến Bộ Công Thương trong 3 ngày vừa qua được đưa vào hệ thống là 588 văn bản. Còn 14 đơn vị chưa sử dụng hệ thống này.

“Nhìn chung, sau 3 ngày sử dụng, các đơn vị đã nghiêm túc thực hiện dù biết rằng việc thay đổi quy trình làm việc sẽ còn nhiều khó khăn. Hiệu quả sử dụng hệ thống này rất lớn khi giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giúp theo dõi được tiến trình xử lý văn bản. Đặc biệt, lãnh đạo các đơn vị có thể xử lý được những văn bản ngay trên hệ thống mà không cần thiết phải ngồi trong văn phòng. Do đó, Cục TMĐT & CNTT kiến nghị, thủ trưởng các đơn vị phải là người trực tiếp sử dụng vì nếu thủ trưởng không thực sự sử dụng thì việc đưa vào chỉ là hình thức và các đơn vị sẽ mất hoặc không nhận được văn bản đến đơn vị mình” – ông Trần Hữu Linh cho hay.

Trong tháng 6, các đơn vị chưa được đào tạo sẽ tiếp tục được đào tạo, hướng dẫn. Cục TMĐT & CNTT cũng đồng thời nhận những phản hồi, góp ý để chỉnh sửa quy trình, hệ thống, đảm bảo yêu cầu sử dụng của các đơn vị. Ông Trần Hữu Linh khẳng định: “Việc áp dụng triển khai đồng loạt Hệ thống iMOIT đến các đơn vị, với sự quan tâm đặc biệt của lãnh đạo Bộ và sự quyết tâm ứng dụng của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong Bộ. Bộ Công Thương đã là Bộ, ngành đầu tiên áp dụng quy trình quản lý và xử lý văn bản đi, văn bản đến hoàn toàn trên môi trường điện tử. Hệ thống iMOIT đã liên thông văn bản điện tử đến tất cả các đơn vị trong Bộ. Thông qua trục kết nối, Hệ thống đã liên thông văn bản với Văn phòng Chính phủ và sẵn sàng kết nối, liên thông với các Bộ, ngành và địa phương trên cả nước. Đây sẽ là tiền đề cho việc sớm hoàn thành mục tiêu Chính phủ điện tử tại Bộ Công Thương”.

Bộ trưởng Trần Tuấn Anh cho biết, áp dụng hệ thống iMOIT là đề án ưu tiên của Bộ Công Thương trong thời gian tới nhằm hoàn thành mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử. Do đó, các đồng chí thủ trưởng đơn vị cần thực hiện đúng theo chủ trương của Bộ về đề án. Các đơn vị chưa áp dụng hệ thống cần nhanh chóng làm việc với Cục TMĐT & CNTT để tìm hướng giải quyết những tồn tại khiến đơn vị chưa thực hiện được chủ trương của Bộ. Nếu có lý do thực tế, bất khả kháng, cần thống nhất với Cục TMĐT & CNTT để có hướng giải quyết. Nếu trong 2 ngày tới không giải quyết được, Cục TMĐT & CNTT sẽ có trách nhiệm làm văn bản công khai những đơn vị không thực hiện. Chuyên viên nào, đơn vị nào không thực hiện sẽ xem xét, phê bình.