Họ đóng vai trò xương sống để quản lý các chức năng đảm bảo thực thi hiệp định và đảm bảo rằng các bên tuân thủ các nghĩa vụ cam kết. Việc điều hành một tổ chức chỉ bởi các ủy ban không chính thức có thể là một công thức cho phép các thành viên trốn tránh các cam kết thực hiện của họ.

Rất có thể nhiều lợi ích của các hiệp định thương mại sẽ không được thực hiện. Các nước trong khu vực đang ký kết một loạt các hiệp định thương mại tự do (FTA) thường chồng chéo, tạo ra cái gọi là hiệu ứng “bát mỳ” theo cách nói thương mại; nhưng một số FTA không có cơ cấu thường trực để giám sát các thỏa thuận.

Gần một năm sau khi có hiệu lực, Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện Khu vực (RCEP), mới đây nhất, mặc dù có các điều khoản yêu cầu thành lập Ban Thư ký như là trình tự đầu tiên, hiện vẫn chưa thành lập Ban Thư ký. Campuchia, Singapore và Indonesia được cho là đang cạnh tranh để đặt trụ sở Ban thư ký vì những động lực khác nhau.

Một số nhà quan sát thương mại đã gợi ý rằng Ban Thư ký ASEAN có vị trí tốt để đảm nhận vai trò này do ảnh hưởng của nó trong việc dẫn dắt các nỗ lực của khối trong suốt các vòng đàm phán. Nhưng ASEAN đã có một cơ cấu tổ chức phức tạp với một nhóm gồm các ủy ban và các nhóm nhỏ hơn xử lý các nội dung khác nhau của các lĩnh vực kinh tế.

Để họ tiếp tục thực hiện các chức năng cụ thể của RCEP có nguy cơ làm loãng các phần không thuộc RCEP trong các chương trình nghị sự của ASEAN. Thay vào đó, một Ban thư ký riêng dành cho RCEP sẽ tập trung hơn vào việc giám sát và thậm chí sẽ bổ sung cho các nỗ lực của đối tác ASEAN, đặc biệt trong việc hội nhập kinh tế khu vực ngày càng sâu rộng.

Trong khi đó, Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP) cũng đã trải qua những thách thức tương tự mặc dù theo một cách khác. Thay vì một Ban Thư ký, khối đã chọn một Hội đồng nơi các nhiệm vụ quản lý CPTPP luân phiên giữa các thành viên dựa trên trình tự mà họ phê chuẩn hiệp định.

Singapore hiện là chủ Hội đồng CPTPP năm 2022 và sẽ chuyển giao quyền lực cho New Zealand vào năm 2023, trước khi Canada nắm giữ vị trí lãnh đạo vào năm 2024. Trong khi nhiều ý kiến ​​chỉ ra rằng hình thức này cho phép các thành viên chia sẻ trách nhiệm lãnh đạo, nhưng cũng có thể không bền vững về lâu dài, đặc biệt là đối với một FTA đầy tham vọng này. Các bộ thương mại, đặc biệt là từ các thành viên nhỏ hơn, phải đối mặt với nhiệm vụ to lớn là phân bổ các nguồn lực vốn đã căng ra để xử lý hiệu quả cả các vấn đề thương mại trong nước và nhiệm vụ kéo dài hàng năm của họ với tư cách là Chủ tịch Hội đồng. Với việc nhiều nền kinh tế xin gia nhập CPTPP, các trách nhiệm cũng tăng lên.

Một hiệp định đáng chú ý khác là Hiệp định Đối tác Kinh tế Kỹ thuật số (DEPA), đây không phải là một FTA điển hình theo nghĩa chặt chẽ nhất. Với Chile, New Zealand và Singapore là các bên hiện tại và Hàn Quốc, Canada và Trung Quốc đang nỗ lực gia nhập, các quan chức và chuyên gia thương mại có thể đưa ra trường hợp rằng họ chưa thành lập một cơ cấu hành chính độc lập. Hiện tại, các chức năng đó thuộc về một ủy ban hỗn hợp tương tự như Hội đồng CPTPP với vai trò lãnh đạo cũng được luân chuyển giữa các thành viên. Nhưng đối với một khuôn khổ được giới thiệu là “thế hệ tiếp theo” và nhằm định hình môi trường kỹ thuật số của khu vực, việc có một Ban Thư ký chuyên trách trong tương lai gần có thể nâng cao uy tín và ảnh hưởng của DEPA trong việc tận dụng lợi thế của người đi đầu vì nó xác định lối chơi cho thương mại kỹ thuật số. Trong một ví dụ thực tế hơn, nó cũng sẽ giúp các thành viên không phải tiến hành các cuộc đàm phán song song với các quốc gia khác tham gia với tư cách thành viên. Chile chủ trì nhóm công tác gia nhập đối với Trung Quốc, New Zealand đối với Canada và Singapore đối với Hàn Quốc.

Các nhà phân tích thường chỉ ra rằng các Ban thư ký chẳng qua là một lớp bổ sung của bộ máy và rằng các chính phủ ít quan tâm những chủ trương lớn như vậy. Nhưng đó là một bộ máy hành chính cần thiết nếu các quốc gia muốn đảm bảo sự lành mạnh và thành công lâu dài của các FTA hoặc bất kỳ thỏa thuận kinh tế quan trọng nào. Họ cung cấp một con đường độc lập để giữ các bên chịu trách nhiệm với các cam kết của mình, tạo điều kiện cho các cuộc họp thường xuyên và cấp cao bao gồm cả các cuộc đàm phán gia nhập, hoạt động như một trung tâm thông tin và cho các thành viên chuyên môn kỹ thuật và đóng vai trò như một liên kết để các bên liên quan khác như doanh nghiệp tham gia trong các cuộc đối thoại thương mại. Thách thức thực sự là đảm bảo các cơ quan không thể thiếu này của hệ thống giao dịch có nhiệm vụ, thời gian và nguồn lực để duy trì độc lập và nhanh nhẹn. Nhưng đó hoàn toàn là một câu chuyện hoàn toàn khác. Hiện tại, các chính phủ trong khu vực sẽ tốt hơn nếu có các thể chế mạnh mẽ có khả năng thực thi các nghĩa vụ FTA để họ có thể đầu tư nhiều thời gian hơn vào việc đại diện lợi ích tương ứng của mình với các đối tác thương mại.