Vừa qua, Tổng công ty Điện lực miền Trung (EVNCPC) đã tổ chức phần thi thuyết trình “Phụ nữ EVNCPC sáng tạo” năm 2022 đối với các ý tưởng, sáng kiến có điểm số cao nhất trong tổng số 49 sáng kiến, ý tưởng của các cá nhân, tập thể nữ đăng ký tham gia. Từ kết quả chấm điểm của Hội đồng giám khảo, EVNCPC đã xem xét công nhận và khen thưởng 07 đề tài đạt giải tại cuộc thi.

Ý tưởng “Ứng dụng lưu trữ tập trung dữ liệu thanh toán từ khi bắt đầu thực hiện hợp đồng đến khi kết thúc thanh toán” của tác giả Trần Thị Phương Chi - Phòng TCKT, Công ty CP Điện lực Khánh Hòa đã xuất sắc đoạt giải Đặc biệt.

Yêu cầu từ thực tiễn

Ý tưởng về ứng dụng công nghệ về lưu trữ dữ liệu thanh toán của tác giả Phương Chi bắt nguồn từ thực tiễn SXKD tại đơn vị, khi khối lượng hồ sơ thanh toán ngày càng nhiều, yêu cầu truy xuất lại hồ sơ thanh toán để cung cấp cho các đơn vị, phòng ban cũng như đoàn thanh kiểm tra khi cần thường xuyên xảy ra, gây mất thời gian cho bộ phận lưu trữ hồ sơ, giảm năng suất lao động cho người quản lý, theo dõi.

Bên cạnh đó, hiện nay việc lưu trữ hồ sơ chỉ dừng lại ở lưu trữ cơ học, các file lưu trữ hóa đơn, hồ sơ còn rời rạc, chưa khoa học ở nhiều bộ phận khác nhau. Trong khi đó, theo yêu cầu mới của Bộ Tài chính, đến ngày 01/7/2022, các đơn vị, doanh nghiệp phải thực hiện chuyển đổi toàn bộ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử. Thực tế này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc lưu trữ các file hóa đơn điện tử một cách khoa học, có hệ thống hơn.

Cùng với đó, với những bước tiến về chuyển đổi số, việc giao - nhận hồ sơ bằng hình thức điện tử cũng đã diễn ra ở một số hồ sơ như ĐMTMN, biên bản nghiệm thu kỹ thuật... nhưng quy trình chỉ mới dừng lại ở việc ký số và tự động chuyển sang cho phòng ban tiếp nhận hồ sơ thụ lý, dẫn đến việc bị động của bên nhận hồ sơ, không thể hiện được đường đi hồ sơ bị trả về, hồ sơ không đầy đủ của bên giao. Điều này càng thúc đẩy nghiên cứu giải pháp phù hợp trong công tác lưu trữ dữ liệu có hệ thống và khoa học hơn.

Ảnh minh họa.

Nội dung giải pháp

Với những yêu cầu từ thực tiễn như trên, tác giả xác định cần xây dựng một ứng dụng để vừa theo dõi được đường đi của hồ sơ thanh toán từ khâu lập, chuyển hồ sơ đến khâu trả về bổ sung thủ tục và cuối cùng là lưu trữ; tất cả quy trình đều được điện tử hóa.

Giải pháp đề xuất cách thức thực hiện như sau: Tận dụng các dữ liệu lưu trữ điện tử đã có sẵn tại các đơn vị như Phòng Đấu thầu, Phòng Đầu tư Xây dựng và BQL dự án.. chương trình sẽ giúp xâu chuỗi lại các dữ liệu rời rạc này để tạo ra quy trình liên tục của bộ hồ sơ thanh toán, từ khâu bắt đầu đến khâu kết thúc thanh toán.

Tạo thêm các modun độc lập ở từng khâu như khâu lập, khâu duyệt, khâu lưu trữ. Lưu ý, tại khâu lập nên chia theo từng nhóm hồ sơ để dễ đọc, tìm kiếm khi cần; mỗi khâu sẽ hỗ trợ tính năng phân quyền độc lập, bổ sung thêm các chức năng tìm kiếm theo tên đơn vị lập, tên nhà cung cấp…

Từ đó, chương trình giúp các bộ phận chuyển hồ sơ biết được đường đi của hồ sơ thanh toán đã được giải quyết đến khâu nào cũng như các phòng ban liên quan (theo phân quyền) có thể tìm kiếm dễ dàng mà không cần liên hệ bộ phận kế toán.

Bên cạnh đó, chương trình còn giúp bộ phận quản lý thấy được trong tháng có bao nhiêu hồ sơ thanh toán đã chuyển lên bộ phận kế toán, bao nhiêu hồ sơ bị trả về, thời gian hoàn thành trung bình của bộ hồ sơ, những hồ sơ nào còn đang bị vướng thủ tục... từ đó có cách điều hành phù hợp. Ứng dụng cũng giúp cho việc lưu trữ điện tử đối với dữ liệu thanh toán được thực hiện bài bản, có hệ thống và khoa học hơn.

Khả năng áp dụng giải pháp

Chương trình dựa vào quy trình từ khâu ký kết hợp đồng đến khâu quản lý, thực hiện hợp đồng và cuối cùng kết thúc ở khâu kế toán thanh toán. Do đó, để thuận tiện trong khi thực hiện, ứng dụng được chia làm 02 nhóm dựa vào tính chất của các bộ hồ sơ thanh toán gồm: nhóm hồ sơ thực hiện đấu thầu và nhóm hồ sơ không thực hiện đấu thầu.

Chương trình tận dụng việc hỗ trợ lưu trữ điện tử trước đó đã được triển khai như các hồ sơ đấu thầu đã được scan và lưu trữ file điện tử, các hồ sơ thi công, quyết toán công trình cũng đã được lưu trữ tại Phòng Quản lý đầu tư, Ban Quản lý dự án hay các quyết định, tờ trình, đề xuất đã được triển khai ký số. Như vậy, khi import các dữ liệu điện tử này vào chương trình, công tác này có thể thực hiện từ các file điện tử có sẵn (đặc biệt khi có thể có thể kết nối và nhận dữ liệu từ chương trình CPC-eOffice) mà không phát sinh thêm khối lượng công việc.

Quy trình thực hiện:

Chia nhóm hồ sơ thanh toán khi cập nhật vào ứng dụng

Chương trình hỗ trợ kiểm tra, rà soát, lưu trữ

Với tính khả thi và hiệu quả mang lại của giải pháp, tác giả mong muốn EVNCPC xem xét triển khai áp dụng rộng rãi trong Tổng công ty. Trước mắt, tác giả đề xuất xem xét về việc PC Gia Lai phối hợp với PC Khánh Hòa để mở rộng chương trình E_Bill sẵn có thành một chương trình phù hợp để thực thi ý tưởng; đồng thời, cho phép ứng dụng có thể kết nối với chương trình e-Office để có thể lấy số liệu thuận tiện hơn.