5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Tên gọi của 5S xuất phát từ những chữ cái s trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Sheiketsu và Shitsuke, tạm dịch sang tiếng Việt là: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng.

Lợi ích mà 5S mang lại

Khi áp dụng 5S tại doanh nghiệp sẽ tạo nên và duy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc từ khu vực văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay các vị trí xung quanh như sân bãi, chỗ để xe...

Vì liên quan đến mọi vị trí địa lý trong doanh nghiệp nên 5S đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và sự tham gia của tất cả mọi người từ lãnh đạo cho tới cán bộ- công nhân viên.

5S là phương pháp quản lý sản xuất có nguồn gốc từ Nhật Bản, làm cơ sở cho các hệ thống và triết lý quản lý sản xuất như TPS, TQM và LEAN Manufacturing.

5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí. 5S cũng giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người. 5S giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động, từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh.

Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động. 5S cũng nâng cao ý thức làm việc vì lợi ích tập thể, giúp tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên; khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các toàn thể cán bộ- công nhân viên của doanh nghiệp. Đồng thời, 5S tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Thực hành 5S ở doanh nghiệp để tối ưu hiệu quả nâng cao năng suất

Với những thách thức kinh tế toàn cầu đã làm thay đổi quan điểm về văn hóa làm việc, hướng đến những mô hình hoạt động xuất sắc thông qua việc áp dụng các công cụ thực hành tốt. Một trong những công cụ nền tảng cần áp dụng để đạt được sự xuất sắc của tổ chức đó chính là các kỹ thuật quản lý về thực hành 5S. Công cụ 5S đã đóng góp đáng kể vào việc cải thiện hiệu quả bên trong doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả giao hàng đúng hạn và đáp ứng hơn sự mong đợi của khách hàng.

Để đạt được điều đó, tổ chức nên tích hợp hoạt động 5S vào các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như tích hợp vào trong văn hóa của tổ chức. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để áp dụng các hệ thống quản lý hiệu quả hơn.

Tính kỷ luật và tinh thần trách nhiệm sẽ tạo nên động lực cho 5S vận hành ổn định.

Theo chuyên gia Viện năng suất Việt Nam, doanh nghiệp khi áp dụng 5S cần đánh giá thực trạng, lập kế hoạch triển khai để đạt các mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian đã đề ra. Doanh nghiệp cần nghiêm túc thành lập Ban chỉ đạo 5S với chức năng hỗ trợ, giám sát, đánh giá và cải tiến việc triển khai tới toàn thể bộ máy vận hành của mình. Ban chỉ đạo sẽ chịu trách nhiệm việc ban hành chính sách (mang tính định hướng) và mục tiêu 5S (mang tính cụ thể) cho từng giai đoạn.

Để áp dụng 5S thành công đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người cùng với sự kiên trì, bền bỉ và có tính sáng tạo của mỗi doanh nghiệp.

Điều kiện tiên quyết cho sự thành công của 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo cấp cao. Nhiệm vụ của lãnh đạo cấp cao là hình thành các cơ chế để thực hiện chương trình và chỉ định những người hỗ trợ thực hiện.

Để áp dụng hiệu quả chương trình 5S và đạt được kết quả thực sự thì không chỉ phải hiểu mà phải áp dụng được trong thực tiễn. Do vậy, chính những cán bộ điều hành và hướng dẫn 5S phải thực hiện 5S và làm gương cho mọi người tham gia. Chỉ nói miệng và chỉ tay năm ngón thì không bao giờ thành công. Vậy nên, bí quyết thành công là tạo ra một môi trường thích hợp giúp mọi người có thể tham gia. Sau đó, nhân viên cần được khuyến khích đưa ra sáng kiến thực hiện chương trình. Nói cách khác, để đảm bảo cho sự thành công của chương trình, tổ chức nên lập kế hoạch và thực hiện với tất cả mọi người.

Vậy nên, ngay từ bây giờ, 5S nên trở thành văn hóa cho mọi doanh nghiệp. Và 5S phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, các tổ chức hay ngay tại chính mỗi gia đình.